Come organizzare un evento
Importanti passaggi per organizzare una festa di successo
I motivi per cui potresti voler organizzare un evento sono molti: sei una mamma e stai pensando alla festa di compleanno di tuo figlio; sei una sposa e stai pianificando il tuo matrimonio o sei stato incaricato dal tuo capo di occuparti dell’evento aziendale; hai deciso di fare una festa di battesimo o di comunione.
La cosa certa è che vuoi che tutto sia perfettamente coordinato nei minimi dettagli.
Hai constatato che le cose a cui pensare sono molte e che ci sono aspetti da pianificare in largo anticipo e imprevisti da mettere in conto.
In questo articolo troverai i passaggi più importanti per organizzare un evento perfetto.
- Definisci gli obiettivi
La prima cosa da definire sono i tuoi obiettivi. Come scritto in precedenza, potresti stare organizzando ogni sorta di evento e dal motivo per cui lo fai viene tutto il resto. Innanzitutto devi capire che tipo di evento stai organizzando e in secondo luogo devi capire che obiettivo vuoi raggiungere. La domanda più importante alla quale devi rispondere, prima di organizzare qualsiasi evento è: “da ospite, che tipo di esperienza vorrei vivere?”. Una volta risposto a questa fondamentale domanda, devi scegliere la data… eh già la data è tutto!!!
- Scegliere la data
Il tempo è la seconda cosa più importante. Per un evento di successo devi dare tempo a chi si occupa del tuo evento di organizzare e pianificare al meglio le cose; quindi: pensa già ad un giorno e soprattutto ad un orario in cui sai che la maggior parte delle persone invitate potrà partecipare; proponi due date possibili; non scegliere date troppo vicine o troppo lontane… gli invitati potrebbero dimenticare l’evento o avere altri impegni.
- La location
La scelta del luogo è la parte, forse, più divertente insieme a quella degli allestimenti. Lasciati trasportare dalle varie possibilità che può offrirti un’agenzia di eventi per avere un ampio spettro delle location da scegliere. Scegli una location dalle dimensioni adeguate ma soprattutto, adatta all’evento che devi organizzare. È sempre consigliabile scegliere un posto non troppo lontano e facilmente raggiungibile così che i tuoi ospiti non si perdano tra i meandri delle strade. Se hai deciso la città o il tipo di location ma non sai quale scegliere, sul nostro sito troverai una pagina dedicata agli spazi con cui collaboriamo.
- Allestimenti e attrezzature
Affidati alla nostra event planner, nonché flower designer, per allestire la location e ricreare un tema specifico o “disegnare” il tutto come avevi pensato tu. Grazie ai suoi consigli vedrai le tue idee prendere vita. Le attrezzature sono molto importanti e vanno di pari passo con la location; è sempre meglio trovare dei posti che abbiano già l’attrezzatura necessaria per l’evento anche perché se così non fosse, ne risentirebbe il tuo budget.
- Stabilisci il budget
Non potrai organizzare un evento senza stabilire un budget realistico. Una volta definita questa somma, in base alle tue disponibilità e all’ effetto finale che vuoi ottenere, decidi come suddividerla nelle varie spese che dovrai affrontare. Ricorda che la maggior parte del tuo budget servirà per:
Cibo e bevande: Il nostro catering ed i nostri bartender professionisti ti aiuteranno a realizzare degli ottimi buffet e dei magnifici servizi al tavolo. A tua disposizione vari menù e servizi di open bar o singoli cocktail, aperitivi di benvenuto alcolici e non.
Attrezzature e staff: ti servirà un semplice impianto audio o dovrai noleggiare attrezzature più particolari? Vuoi la presenza di una o due persone per accogliere gli ospiti o per il servizio bar/buffet?
Intrattenimento: animazione per bambini o per adulti, ballerini, artisti o live band.
Le altre “uscite” saranno costituite da allestimenti e decorazioni, consistenti nel caso di una festa a tema, gadget e regali per gli ospiti, palloncini o le tanto amate confettate.
Bene, ora sai tutto su come organizzare un evento a regola d’arte. Non lasciarti intimorire da tutti questi punti. Affidati a dei professionisti e vedrai, che seguendo i nostri consigli, non avrai più niente a cui pensare e potrai rilassarti come tutti gli altri.